Období posledních COVIDových měsíců ukázalo, jak jsou společnosti připravené na fungování v digitálním světě. Například na potřebu e-commerce mnoho společností již v minulosti zdárně zareagovalo a nyní jim tato digitální platforma umožňuje dále rozvíjet svůj business. V současnosti ale nejde jen o e-shopy. Významná část aktivit všech společností se přesunula do digitálního prostoru, a je tak zcela běžné využívání různých forem vzdáleného připojení k firemním informacím nebo videokonferencí. Velký rozvoj také nyní zažívá forma elektronizace dokladů, například přijatých faktur, a s tím spojených schvalovacích Workflow.
Existuje však jedna oblast, která se dlouho držela v pozadí digitalizace, a tou jsou náležitosti spojené se mzdovou a HR agendou. Nutno říci, že neprávem. Tím nejklasičtějším příkladem je u zaměstnanců a HR pracovníků každoroční podepisování prohlášení poplatníka a podklady pro roční zúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti. V praxi až doposud převládala situace, kdy jednotliví zaměstnanci osobně navštěvovali mzdové účtárny firem, nebo naopak mzdové účetní navštěvovaly společnosti.
Co tato praxe však znamená pro všechny zúčastněné? Nutnost osobního setkání a také rizika s tím spojená, nepříjemnosti spojené s cestováním (jak zaměstnanců, tak mzdových účetních), a především čas, který musí všichni této povinnosti věnovat.
Přitom řešení digitalizace tohoto procesu je možné a velmi vítané ze všech stran. Prohlášení poplatníka je dle legislativy možné podepsat i elektronicky a podklady pro roční zúčtování daně také. Koneckonců mnoho potvrzení, která se k ročnímu zúčtování daně přikládají, běžně každý z nás obdrží na přelomu roku do svého e-mailu. Jistě lze namítnout, že se dají všechny dokumenty vytisknout, podepsat, oskenovat a zaslat na HR e-mailem, nicméně řešením může být také využití firemního HR Portálu, který celý proces zjednoduší a zpřehlední prakticky až na úroveň, kdy už nebude třeba žádných „růžových formulářů“ a vše bude uloženo digitálně, bezpečně a v souladu s GDPR v informačním systému.
HR Portál od společnosti TPA Tax nabízí všechny možnosti, jak lze efektivně komunikovat se zaměstnanci. Jednotliví uživatelé HR Portálu mají k dispozici online a bezpečně své osobní údaje a výplatní pásky a mohou z pohodlí domova provádět změny svých osobních údajů, online podepsat prohlášení poplatníka a online zažádat o roční zúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti.
Portál také umožňuje online komunikaci se mzdovou účetní a všichni uživatelé mají online pomoc na dosah ruky.
