Stejně jako již mnoho jiných společností před námi jsme se rozhodli přejít na zasílání našich faktur v elektronické formě. Jsme přesvědčeni, že elektronická fakturace je efektivní a moderní způsob komunikace mezi obchodními partnery. Rádi bychom vás seznámili s výhodami této formy a zároveň do určité míry vysvětlili tuto oblast z pohledu daňové legislativy, technické podpory a účetních souvislostí, vč. některých konkrétních doporučení.
Legislativa
V roce 2013 byla do zákona o DPH povinně implementována Směrnice Rady EU týkající se pravidel fakturace. Cílem Směrnice je stanovit rovné zacházení s daňovými doklady v listinné a v elektronické podobě a smyslem je prosazovat využívání elektronické fakturace v souladu se současnými technickými trendy. Naše faktury budou opatřeny elektronickou značkou, což je přímo zákonem vyjmenovaná technologie zabezpečující věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Co je elektronická značka / elektronický podpis
Elektronická značka je po technické stránce přesně to samé co elektronický podpis, odlišná je ale právní stránka. Zatímco elektronický podpis může vytvářet pouze konkrétní fyzická osoba, elektronickou značku mohou vytvářet i zařízení a aplikace. Elektronická značka je určena pro různé výstupy z informačních systémů, z fakturačních systémů apod., které vůbec neprochází lidskýma rukama.
Proč jsme se rozhodli pro elektronickou značku
Jak jsme již zmínili výše, použití el. značky nám, a potažmo i našim klientům, zajistí jednoznačnou věrohodnost původu a možnost ověření neporušenosti dokladu bez ohledu na klientův administrativní postup pro zpracování dokumentu. Jednoduše řečeno, el. značka potvrzuje, kdy a kým byl dokument vystaven, a že od toho okamžiku nebyl dokument pozměněn. U dokumentu opatřeného el. podpisem/značkou není třeba řešit každý krok předání dokumentu, ať už mailem, nebo uložením na server, počítač, USB disk. Elektronická značka v dokumentu zajišťuje to, že dokument, který během celého procesu nebyl jakkoli pozměněn, je stále identický s dokumentem, který jsme vytvořili a touto značkou opatřili, a tato skutečnost je ověřitelná.
Dokument ve formátu PDF
Pro naše elektronické faktury jsme zvolili formát PDF (Portable Document Format), který je obecně vhodný pro věrné kopie předlohy; s různou velikostí dle kvality uložení.
Co pro vás znamená přijetí faktury v elektronické formě
Pro zasílání elektronické faktury od vás potřebujeme e-mailovou adresu. Doporučujeme vytvořit si adresu, která slouží pouze k přijímání elektronických dokladů, a to hned z několika důvodů. Jednak budete postupovat v souladu s doporučením Generálního finančního ředitelství 1 , zajistíte si kontrolu úplnosti elektronických dokladů a v neposlední řadě můžete využít i některá následná efektivní technická (IT) řešení.
Při přijetí faktury v elektronické podobě může být její další osud u vás rozdílný, a to podle toho, v jaké formě schvalujete, zpracováváte v účetnictví a následně archivujete doklady. Pokud máte vše již nastaveno v elektronické formě, pak námi zaslaný elektronický doklad zůstane po celou dobu ve své původní formě, a to včetně 10leté doby archivace. Pokud máte potřebu zpracovávat doklad v některé fázi v listinné podobě, budete převádět doklad z elektronické formy do formy listinné. Pokusíme se popsat tato dvě řešení konkrétně.
A. Elektrnický doklad od vystavení až po archivaci
- Přijmete doklad na e-mailovou adresu (např. faktury@abcd.cz), první kontrolou může být e- mail odesílatele, např. naše společnosti zasílají faktury z jedné jediné e-mailové adresy (uctarna@tpa-group.cz) a je jen na vás, zda podobné řešení zvolíte i u jiných dodavatelů. V případě, že se rozhodnete používat pro příjem unikátní e-mailovou adresu, můžete s ohledem na skutečnost, že znáte e-mailové adresy dodavatelů (nebo jejich mailové domény) nastavit filtr doručovaných zpráv, kdy povolíte doručování pouze z těchto adres (domén). Toto jednoduché nastavení zajistí doručení pouze legitimních a povolených e-mailů. Naše elektronické faktury jsou vždy ve formátu PDF a podepsány elektronickou značkou dané společnosti, nestane se tak, že bychom vám zaslali pouhý PDF soubor faktury bez elektronické značky.
- Platnost a jedinečnost podpisu je možné přímo ověřit v dokumentu kliknutím na elektronickou značku/podpis. Po kliknutí se provede ověření podpisu, a je-li vše v pořádku, jste informováni, že dokument se od podepsání nezměnil a identita autora podpisu je platná, v podrobnějším výpisu pak o datu a čase podepsání dokumentu, období platnosti el. značky a podrobnostech autora podpisu.
- Elektronické dokumenty ideálně ukládáte na zabezpečené uložiště na serveru společnosti. Tím je zajištěno, že k dokumentům nemá nikdo přímý přístup, a není možné je tak modifikovat, odstranit nebo celé uložiště zkopírovat. Zanesení elektronických dokumentů do Vašeho účetního sytému může být usnadněno tzv. vytěžováním dat, např. z faktury přijaté mohou být do účetního systému automaticky přeneseny (vytěženy) informace typu IČ a název dodavatele, variabilní symbol, číslo objednávky, DUZP, bankovní spojení, cena celkem, sazba DPH atd. Takto zaevidované dokumenty můžete využít i při schvalovacích procesech společnosti, kdy již není nutné si dokumenty předávat v papírové podobě. Při řízení oběhu dokumentů pomocí workflow proběhne předání do dalšího kroku prakticky okamžitě a všichni klíčoví uživatelé mají k dokumentu neustále přístup. Workflow může mít nastaveno e-mailové upozornění při různých aktivitách. Můžete se tak lehce dozvědět, že dokument čeká k vyřízení nebo že byl schválen a je možné jej proúčtovat v účetnictví.
- A teď už zbývá jen řádně archivovat. Z pohledu DPH je to 10 let, a budete tedy potřebovat kvalitní elektronický archiv, kdy bude po celou dobu zajištěna věrohodnost původu dokladu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost (přímo nebo prostřednictvím technického zařízení).
Jak jsme již dříve uvedli, původní, neupravený dokument s el. značkou obsahuje potvrzení o vystaviteli (autorovi) dokumentu a důležitou informaci – že dokument je původní a nebyl od vydání pozměněn. První dvě podmínky tedy máme dodrženy. Pro pozdější možnost ověření (v řádu let) doporučujeme zálohovat kořenové certifikáty vydavatele certifikátu (ICA, Česká pošta). Tyto certifikáty mají platnost 10 let, není tedy třeba provádět zálohu každý rok.
Zbývá poslední podmínka – čitelnost. V našem případě PDF dokumentu to znamená zajistit program, který umí PDF soubory zobrazit, není zde podmínkou použití přímo Adobe PDF readeru, existuje mnoho programů, které tento formát souboru zobrazí.
Co tedy souhrnem archivujeme? Elektronické dokumenty (faktury) a program pro zobrazení PDF dokumentů. Důraz klademe na dokumenty, které můžeme archivovat buď přímo v účetním, podnikovém systému, diskovém úložišti, nebo jiném, např. databázovém systému.
B. Převod elektronickéh o dokladu do listinné formy
- Přijmete doklad na e-mailovou adresu (např. faktury@abcd.cz), tak jako v případě A.
- Převedete formát elektronický na listinný formát. Je již na vás, jak toto provedete, zda dokument vytiskne Vaše pověřená osoba, nebo využijete možnosti některého automatizovaného tisku z mailu. Tyto řešení nabízí různé IT firmy, např. Microsoft (automatický tisk mailových příloh z programu Outlook, Google cloud print – tisk příloh zaslaných na mailovou adresu tiskárny), nebo výrobci tiskáren (Epson, HP, Xerox), jejichž řešení umožňují napojení na mailovou schránku a nastavení automatického tisku mailu nebo jeho přílohy po doručení mailu do schránky.
- Oběh účetních dokladů a zaúčtování bude probíhat tak, jak jste doposud zvyklí.
- Archivování dokladů v listinné podobě můžete zabezpečit vlastními zdroji nebo si na to lze najmout externího dodavatele. V dnešní době vám externí dodavatel těchto služeb zajistí nejenom potřebný prostor, ale bude vám garantovat i splnění zákonných povinností jako jsou například pravidla skartace.
Ať už budete používat variantu A nebo B, příp. jejich modifikace, měli byste mít Vaše postupy popsány v závazné vnitropodnikové směrnici, která stanoví mimo jiné:
– formu přijatého dokladu a jeho případný převod do listinné formy,
– odpovědné/oprávněné osoby a termíny z pohledu oběhu účetních dokladů,
– pravidla archivace.
Tato směrnice bude nejen určovat pravidla, ale také bude jedním z kontrolních mechanismů, které jsou vyžadovány Zákonem o DPH k prokázání věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti dokladu.
Pokud se nám podařilo vás inspirovat ke změně i ve vašich vnitřních systémech a nenašli jste odpovědi na některé Vaše dotazy, jsme připraveni vám pomoci. V současné době vyžaduje skutečně efektivní vedení účetnictví spolupráci účetních, daňových a také IT specialistů, a Ti všichni jsou vám k dispozici.