Ke konci účetního období je každá společnost povinna provést fyzickou a dokladovou inventuru veškerého majetku a závazků. V článku najdete přehled toho, co se inventarizuje, jak postupovat správně, jaké podklady připravit a na co si dát pozor, aby vše proběhlo hladce. Popřípadě, pokud je vaše společnost auditována, tak aby i následné doložení podkladů k auditu proběhlo hladce.
Co je inventarizace a co je potřeba inventarizovat?
Inventarizace je povinný proces v rámci účetnictví, jehož cílem je ověřit, že stav vykázaný v účetnictví odpovídá skutečnosti. Provádí se k rozvahovému dni a zahrnuje všechny položky rozvahy. Smyslem inventarizace je nejen potvrdit existenci jednotlivých položek, ale také jejich správné ocenění. Podléhají jí zejména tyto oblasti:
- dlouhodobý majetek – hmotný i nehmotný, včetně nedokončených investic;
- zásoby – materiál, výrobky, zboží a nedokončená výroba;
- peněžní prostředky – hotovost v pokladně, ceniny a zůstatky na bankovních účtech;
- pohledávky – krátkodobé i dlouhodobé, zejména vůči odběratelům;
- závazky – závazky vůči dodavatelům, institucím a ostatním partnerům;
- finanční nástroje a deriváty – stav a ocenění investičních nástrojů a derivátů.
Nezapomeňte na povinnost prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení.
Druhy inventury
Rozlišujeme dva základní způsoby, jak inventarizaci provádět:
Fyzická inventura – u majetku, kde lze pohledem zjistit jeho existenci (hmotný majetek, zásoby, pokladna).
Dokladová inventura – u závazků, pohledávek a majetku, kde nelze pohledem zjistit jeho existenci (pohledávky, závazky, bankovních účty a finanční nástroje).
V tomto článku se nebudeme věnovat zásobám a fyzické inventuře, jelikož ty byly popsány samostatně v článku z prosince minulého roku.
Jak na dokladovou inventuru?
Pro dokladovou inventuru je třeba provést kontrolu každé účtové třídy, která zahrnuje účetní položky, na které si nelze sáhnout. Co je tedy potřeba kontrolovat?
- U dlouhodobého majetku se jedná především o inventární karty a soupis majetku.
- U pohledávek se kontrolují vydané, dosud nezaplacené faktury a saldokonta.
- U závazků se kontrolují faktury a saldokonta.
- U bankovních účtů se provádí kontrola na bankovní výpis z rozvahového dne, popřípadě bankovní konfirmaci.
- U mzdových účtů se kontrolují sestavy hrubých mezd, částek k výplatě, daní atd.
Po provedení inventury se musí vše uvést do inventurního soupisu, který slouží jako oficiální dokumentace výsledků inventury. Nezapomeňte, že inventurní soupis musí mít určité náležitosti: podpis osoby odpovědné za provedení inventury, podpis osoby odpovědné za zjištění, způsob zjišťování skutečných stavů, skutečný stav majetku a závazků, ocenění majetku a závazků, den sestavení závěrky, okamžik zahájení a ukončení inventury a rozhodný den.
Nezapomeňte, že některé účetní softwary nedovolují stáhnout inventury dílčích položek rozvahy zpětně. Doporučujeme si tuto skutečnost pohlídat tak, abyste inventuru mohli provést a uložit nejen pro své účely, ale taktéž pro kontroly ze strany státní správy nebo poradců.
Rozhodný den
Zahájení inventury je možné nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a musí být dokončena nejpozději dva měsíce po tomto dnu. Pokud se rozhodnete provádět inventuru před rozvahovým dnem, tak se určí tzv. rozhodný den, ke kterému se zjišťuje stav. Skutečný stav k rozvahovému dni se poté dopočítá na základě přírůstků a úbytků majetku nebo závazků, které nastaly mezi rozhodným a rozvahovým dnem (tzv. „odrolování“). Zde ale také existují výjimky. Hotovost a ceniny je ale nutné ověřit přímo k rozvahovému dni. Pohledávky a závazky lze potvrzovat postupně, ale vždy musí být doložen konečný stav k rozvahovému dni. U finančních nástrojů a derivátů je nutné ocenění k rozvahovému dni, proto doporučujeme mít potvrzení od protistran co nejdříve po jeho uplynutí.
Jaké podklady vyžaduje auditor?
Pro vybrané rozvahové účty doporučujeme připravit následující.
- Bankovní účty: potvrzení od banky o zůstatku k rozvahovému dni.
- Pokladna: fyzická inventura pokladny.
- Pohledávky: saldokonto pohledávek a jeho potvrzení od odběratelů na vybraném vzorku.
- Závazky: saldokonto závazků a jeho potvrzení od dodavatelů na vybraném vzorku.
- Dlouhodobý majetek: zápis z provedení fyzické inventury dlouhodobého majetku, registr majetku.
- Nedokončený majetek: položkový seznam zůstatků v konečném stavu, doklady o rozpracovanosti.
- Deriváty: smluvní dokumentace, potvrzení od banky, podklady pro ocenění na reálnou hodnotu.
- DPH: inventuru účtu s detailem vazby na poslední daňové přiznání, případně faktury po období.
- Mzdové účty: mzdové rekapitulace.
Inventarizační rozdíly a opravné položky
Pokud inventarizace odhalí rozdíl mezi skutečným stavem a účetní evidencí, je důležité to správně zaúčtovat. Když je skutečný stav nižší, než je hodnota v účetnictví, jedná se o manko. Naopak když je skutečný stav vyšší než v účetnictví, jedná o přebytek. Inventarizační rozdíly se účtují do účetního období, za které se inventura provádí.
V rámci inventarizace se taktéž věnujeme ocenění majetku a závazků. V případě zjištění, že hodnota majetku a závazků neodpovídá reálné hodnotě, je nutné tvořit opravné položky s dopadem do výsledku hospodaření běžného období.
Proč je inventura důležitá?
Provádění inventury minimálně jednou ročně je pro účetní jednotky povinnost, která má také výhody. Díky inventarizaci můžete odhalit chyby v evidenci, ztracené položky nebo dokonce krádeže, kterých by si jinak nikdo nevšiml. Pomáhá uzavřít účetní rok a připravit podklady pro úřady i pro auditory.
Závěr
Inventarizace je zákonnou povinností, ale také důležitým prvkem pro správné sestavení účetní závěrky. Z naší zkušenosti víme, že kvalitní příprava a správná dokumentace výrazně usnadňují celý ověřovací proces auditu a minimalizují riziko chyb.
