V posledních dvou letech bylo vydáno několik soudních rozhodnutí týkajících se zejména agentur práce a jejich systému vyplácení paušálních cestovních náhrad. Soudy se v těchto případech nezaměřovaly na samotnou možnost paušalizace, kterou zákon připouští, ale především na to:
- zda zaměstnavatelé dokázali prokázat existenci pracovních cest,
- správnost výpočtu paušálních částek vč. podkladů pro výpočet paušálu a
- vhodné nastavení místa výkonu práce a pravidelného pracoviště.
Ačkoli se soudní judikatura v posledních letech v rámci dané oblasti týkala zejména agentur práce vyplácejících svým zaměstnancům paušalizované cestovní náhrady, její závěry mají širší dopad. Pravidla pro paušalizaci cestovních náhrad se totiž uplatní na všechny zaměstnavatele bez ohledu na jejich právní formu či předmět činnosti. V následujícím textu proto pro vás shrneme, kdy a za jakých podmínek lze paušalizaci cestovních náhrad považovat za bezpečný postup.
Obecně vzato, paušalizace cestovních náhrad představuje pro zaměstnavatele možnost, jak do určité míry zjednodušit administrativu spojenou s opakovanými pracovními cestami zaměstnanců. Zákoník práce umožňuje namísto pravidelného vyúčtovávání jednotlivých pracovních cest stanovit zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců paušální denní či měsíční částku cestovních náhrad, která vychází z očekávaných a obvyklých výdajů. Současně však platí, že správně nastavená paušalizace musí být založena na reálných datech a průkazné evidenci.
Kdy je paušalizace vhodná?
Paušalizace bývá vhodná zejména tam, kde zaměstnanci vykonávají pracovní cesty opakovaně za obdobných podmínek. Typicky může jít o obchodní zástupce, servisní techniky, kontrolní pracovníky, zaměstnance sociálních služeb nebo jiné profese, u nichž se pravidelně opakují podobné trasy, délka cest, použitý dopravní prostředek či druhy nákladů.
Důležité je, že paušalizace nemusí být nastavena plošně pro všechny zaměstnance ani pro všechny druhy pracovních cest nebo cestovních náhrad.
Jak se paušální náhrada stanoví?
Podle zákoníku práce musí paušální částka vycházet z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance.
Současně musí být určeno, jak bude paušál krácen v obdobích, kdy zaměstnanec práci nevykonává (např. při nemoci, dovolené nebo jiné delší absenci) – zejména při použití měsíčního paušálu.
Kalkulace má být uchovávána tak, aby ji bylo možné předložit zaměstnanci či kontrolnímu orgánu. Zároveň by měla navazovat na reálné podklady, jako jsou např.:
- historická evidence srovnatelných pracovních cest,
- údaje o délce a četnosti cest,
- ceny jízdného,
- obvyklé náklady na ubytování,
- platné sazby stravného.
Jakou evidenci je vhodné vést?
Přestože paušalizace snižuje rozsah běžného vyúčtování pracovních cest, neznamená to, že odpadá povinnost evidovat podklady související s pracovními cestami. Právě nedostatečná evidence pracovních cest byla jedním z hlavních problémů ve zmíněných soudních sporech.
Doporučujeme uchovávat zejména:
- interní rozhodnutí nebo vnitřní předpis upravující paušalizaci a podmínky, za kterých bude paušál uplatněn,
- kalkulaci paušálních částek,
- evidenci pracovních cest nebo jiný průkazný systém potvrzující jejich uskutečnění (např. docházka, výkazy vozidel, cestovní příkazy) a
- podklady pro pravidelné aktualizace a přepočty paušálu.
Cílem není evidovat každý vynaložený výdaj, ale prokázat, že paušál odpovídá reálnému rozsahu pracovních cest a nebyl stanoven zcela odtrženě od skutečnosti.
Jak často paušál revidovat?
Právní předpisy nestanoví přesnou frekvenci přepočtu paušálních částek. Zaměstnavatel by však měl pravidelně posuzovat, zda původní předpoklady stále odpovídají skutečnosti. Revize je vhodná zejména při změně tras, četnosti pracovních cest, pracovního režimu, cen dopravy, sazeb cestovních náhrad nebo pravidelného pracoviště.
V praxi bývá rozumné provádět kontrolu nastavení alespoň jednou ročně a současně vždy tehdy, kdy dojde k podstatné změně podmínek, ze kterých byl paušál původně odvozen.
Paušalizace cestovních náhrad je nástroj, který může zaměstnavatelům částečně ulevit od administrativy. Současná judikatura však potvrzuje, že zjednodušení nesmí být zaměňováno za absenci důkazních prostředků. Zaměstnavatel musí být schopen doložit jak logiku výpočtu paušálních částek, tak samotnou existenci pracovních cest a správné nastavení pracovněprávních parametrů (např. pravidelné pracoviště). Pokud je systém postaven na reálných datech, kvalitní evidenci a pravidelné revizi, představuje paušalizace bezpečný a efektivní způsob poskytování cestovních náhrad.
Pokud o nastavení paušálních cestovních náhrad uvažujete, rádi vám pomůžeme s nastavením vhodného řešení.
Autor: Dagmar Votýpková
