Ein Thema, das früher oder später jedes Unternehmen betrifft. Archivierung, Aktenvernichtung, Rechtsvorschriften, Fristen … Kein einfacher Bereich und auf sich gestellt, kann man bei der Menge an Fragen und Problemen schnell den Überblick verlieren. insbesondere dann, wenn die damit verbundenen Fristen durch eine Fülle an Rechtsvorschriften geregelt werden.
Ziel einer Archivierung sollte es sein, Platz zu schaffen bzw. diesen so effektiv wie möglich zu nutzen. Gleichzeitig sollten Sie natürlich sicher sein können, dass Sie nicht unvorbereitet von einer Aufforderung zum Nachweis bestimmter Sachverhalte z.B. vom Finanzamt, der Sozialversicherung, Krankenversicherung oder auch dem zukünftigen Käufer des Unternehmens im Rahmen einer Due Diligence getroffen werden.
Für eine erfolgreiche Archivierung empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:
- Analysieren und Sortieren der Dokumente hinsichtlich Vernichtung oder Archivierung
- Entscheidung bezüglich des Archivmaterials und Angebots für ein Archiv
- Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumentarten ermitteln und Dokumente nach den jeweiligen Fristen sortieren
- Entscheidung über mögliche Vernichtung in den einzelnen Zeiträumen
- Protokolle zur Dokumentenvernichtung erstellen
Sollten Sie hierbei Unterstützung wünschen, stehen wir Ihnen gern beratend und mit komplexen Lösungen zur Seite.
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