Čas plyne a s ním vzniká i velké množství účetních dokumentů, které se nám někde hromadí. Někdo je pořádný a má tyto dokumenty dobře setříděné, u jiného je to horší a dokumenty jsou shromažďovány chaoticky. Někdo má prostoru více, jiný méně. Po čase se část z nás začne na tyto staré účetní písemnosti dívat jako na odpad a napadne nás ona Nerudovská otázka: „Kam s ním?“ Je to dobrá otázka, nicméně by jí měla předcházet ještě jiná otázka: „Nastal již ten správný čas, abychom se zbavili starých účetních dokumentů?“. Odpověď není tak jednoduchá, jak by se mohlo na první pohled zdát.
Oblast archivace dokumentů je ovlivněna mnoha předpisy jako zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o účetnictví, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon o nemocenském pojištění, zákon o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, zákoník práce, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o dani z příjmů, zákon o ochraně osobních údajů… a mohli bychom pokračovat dále ve výčtu předpisů.
Co z výše uvedeného plyne? Před tím, než budete chtít provést skartaci dokumentů, je třeba analyzovat, které dokumenty lze skartovat a které ne, abychom si nezlikvidovali např. důkazní prostředky pro daňové řízení.
Systém skartace je důležité nastavit na základě dobré znalosti širokého spektra zákonů a dalších předpisů. My jsme v případě zájmu připraveni vám s tím vším pomoci!
Rádi vám nabídneme komplexní řešení od nastavení systému třídění dokladů, možnosti jejich elektronické evidence až k vytvoření elektronického archivu.
Podívejte se na další služby v oblasti Audit, které poskytujeme.