Baker Tilly TPA

Archivace dokumentů

Jedná se o téma, které dříve či později zazní v každé společnosti. Archivace, skartace, právní předpisy, lhůty... Nejedná se o oblast jednoduchou, a pokud je na ní člověk sám, tak se může v množství otázek a problémů s tím spojených ztratit. Zvláště když lhůty s tím spojené řeší poměrně velké množství právních předpisů.

Cílem archivace by mělo být uvolnění prostor, respektive jejich efektivnější využívání. Zároveň byste však měli mít jistotu, že vás nezaskočí kdykoliv v budoucnu vznesený požadavek na doložení skutečností jak od finanční správy, orgánů sociálního pojištění, od zdravotní pojišťovny, či budoucího kupce společnosti v rámci due diligence.

Pokud se pouštíte do řešení archivace, tak je vhodné postupovat těmito kroky:

  • Provést analýzu dokumentů a jejich specifik pro skartaci a archivaci
  • Rozhodnout o archiváliích a jejich nabídce archivu
  • Stanovit skartační lhůty pro jednotlivé typy dokumentů a vybrat z nich dokumenty s odlišnou dobou možné skartace
  • Rozhodnout o možné skartaci v jednotlivých obdobích
  • Vypracovat skartační protokoly

V případě, že byste v této oblasti ocenili pomoc, jsme připraveni vám poskytnout jak konzultace, tak i komplexní řešení dané problematiky.

 

Podívejte se na další služby v oblasti auditu, které poskytujeme.